Orígenes de la Teoría de la Burocracia A partir de la década de 1940, las criticas hechas tanto a la teoría clásica , como a la teoría de las relaciones humanas revelaron la falta de una sólida y amplia teoría de la organización, que sirviese de orientación para el trabajo del administrador.Algunos estudiosos buscaron entonces en los escritos del economista y sociólogo, ya entonces fallecido, Max Weber, la inspiración para esa nueva teoría de la organización. Así surgió la teoría de la burocracia en la administración. ORÍGENES DE LA BUROCRACIA * Max Weber: Analizó a las organizaciones desde puntos de vista diferentes, estudio aspectos de la burocracia, democracia, autoridad y comportamiento. Sus obras: "Economía y Sociedad" y "Etica protestante". * A comienzos del siglo pasado publico una extensa bibliografía acerca de las grandes organizaciones de su época. Les dio el nombre de burocracias y paso a considerar el siglo XX como el siglo de las burocracias, pues creía que estas eran las organizaciones características de una nueva época. TIPOS DE SOCIEDAD 1. La sociedad tradicional: en la que predominan características patriarcales y hereditarias, como la familia, etc. 2. La sociedad carismática: en la que predominan características místicas, arbitrarias y personalistas, como grupos revolucionarios y partidos políticos, etc. 3. La sociedad legal, racional o burocrática: en la que predominan normas impersonales y una racionalidad en la escogencia de los medios y de los fines, como en las grandes empresas y en los ejércitos, etc. TIPOS DE AUTORIDAD Weber distingue tres tipos de autoridad legitima: 1. Autoridad tradicional: cuando los subordinados consideran que las ordenes de los superiores son justificadas porque esa fue siempre la manera como se hicieron las cosas. El poder tradicional no es racional, puede transmitirse por herencia, ósea, en virtud de estatus de heredero o sucesor. 2. Autoridad carismática: cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas, a causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican. El poder carismático es sin base racional, es inestable y adquiere características revolucionarias. No puede ser delegado, ni recibido en herencia. 3. Autoridad legal, racional o burocrática: cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas, porque están de acuerdo con un conjunto de preceptos o normas que consideran legítimos y de los cuales se deriva el poder de mando. Tipos de Sociedad Características Ejemplos Tipos de autoridad características Legitimación Aparato administrativo Tradicional Patriarcal y patrimonial. Conservadora Clan, tribu, familia, sociedad medieval Tradicional No es racional. Poder heredado o delegado. Tradición, hábitos, usos y costumbres Forma patrimonial y forma feudal Carismática Personalista, mística y arbitraria. Revolucionaria Grupos revolucionarios, partidos políticos, países en revolución Carismática No es racional, ni heredada, ni delegable. Basada en el carisma Características personales (heroísmo, magia, poder mental) y carismáticas del líder Inconstante e inestable. Escogido según lealtad y devoción al líder y no por calificaciones técnicas Legal, racional o burocrática Racionalidad de los medios y objetivos Estados modernos, grandes empresas, ejércitos Legal, racional o burocrática Legal, racional, impersonal, formal. Meritocratica Justicia de la ley. Promulgación y reglamentación de normas legales previamente definidas burocracia Identifica tres factores que favorecen a la burocratización: Desarrollo de una economía monatarista, Crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del Estado moderno, Superioridad técnica del tipo burocrático de administración CARACTERISTICAS DE LA BUROCRACIA El concepto burocrático para Weber es la organización eficiente por excelencia. Para lograr esa eficiencia, la burocracia necesita: * Carácter legal de las normas y reglamentos: Se basa en una especie de legislación propia * Carácter formal de las comunicaciones: Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito. * Carácter racional y división del trabajo: Existe una división sistemática del trabajo, del derecho y del poder. * Impersonalidad en las relaciones: La distribución de actividades se desarrolla en términos de cargos y funciones y no de las personas involucradas. * Jerarquía de autoridad: Los cargos son establecidos de acuerdo con el principio de jerarquía * Rutinas y procedimientos estandarizados: Fija reglas y normas técnicas para el desempeño de cada cargo. * Competencia técnica y meritocratica: Basa la selección de las personas en el mérito y la competencia técnica y no en preferencias personales. * Especialización de la administración: Separación de la propiedad y de la administración. El personal administrativo debe estar totalmente separado de la propiedad de los medios de producción * Profesionalización de los participantes: Cada funcionario es un profesional porque: Es un especialista, es asalariado, ocupa un cargo, es nominado por un superior jerárquico, su mandato es por tiempo indeterminado, hace carrera dentro de la organización, no tiene la propiedad de lo medios de producción y administración, es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa, las organizaciones burocráticas son dirigidas cada vez más por administradores profesionales. * Completa previsión del funcionamiento: el objetivo es prever el comportamiento de sus miembros La burocracia se basa en: Máxima eficiencia de la organización: Objetivo: 1. El carácter legal de las normas 2. El carácter formal de las comunicaciones 3. La división del trabajo 4. La impersonalidad de las relaciones 5. La jerarquizacion de la autoridad 6. Las rutinas y los procedimientos 7. La competencia técnica y el mérito 8. La especialización 9. La profesionalización 10. La previsión del funcionamiento Previsión del comportamiento humano Estandarización del desempeño de los participantes Máxima eficiencia de la organización VENTAJAS DE LA BUROCRACIA * Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia. Algunas de las ventajas enumeradas por Weber: 1. Precisión en la definición del cargo y en la operación, por el conocimiento exacto de los deberes. 2. Rapidez en las decisiones, pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quien debe hacerlo. 3. Uniformidad de rutinas y procedimientos que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores. 4. Continuidad de la organización a través de la sustitución del personal que se retira. 5. Confiabilidad, pues el negocio es conducido de acuerdo con reglas conocidas, y un gran numero de casos similares se tratan metódicamente dentro de la misma manera sistemática. 6. Interpretación unívoca, garantizada por la reglamentación específica y escrita. 7. Reducción de la fricción entre las personas, cada funcionario conoce aquello que se exige de el y cuales son sus límites. 8. Coherencia, los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias. 9. Uniformidad de rutinas y procedimientos, favorece a la estandarización y la reducción de costos y errores. 10. Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA * Interiorización de las normas y apego extremo a los reglamentos: El burócrata se vuelve un especialista, no por conocer sus tareas , sino por conocer perfectamente las normas y los reglamentos propios de su cargo. * Formalismo y papeleo excesivos: La necesidad de documentar y formalizar las comunicaciones puede conducir al exceso de formalismo. * Resistencia al cambio: El funcionario se acostumbra a una repetición absoluta de su tarea. * Despersonalización de las relaciones: Hace énfasis en los cargos y no en las personas que los ocupan. * Jerarquización como base del proceso decisorio: Siempre decide el que ocupa el cargo jerárquico más elevado aunque nada sepa del tema. * Conformidad extrema con rutinas y movimientos: El impacto de éstas exigencias sobre el individuo limita la libertad y espontaneidad personales. * Exhibición de símbolos de autoridad: Es necesario crear un sistema que muestre a todos quien tiene el poder. * Dificultad en la atención a los clientes y conflictos con el público: Todos los clientes son atendidos de manera estandarizada de acuerdo con los reglamentos y normas internos. MODELO BUROCRÁTICO DE MERTON * Exige control de la organización para reducir la variabiidad del comportamiento huano * Hace énfasis en la previsión del comportamiento * La confianza en las reglas conduce a las personas a justificar la acción individual. * Conduce a consecuencias imprevistas como la rigidez en el comportamiento. * Dificultad para atender al público y para satisfacer sus expectativas. * Todos estos aspectos generan un sentimiento de defensa de la acción individual. INTERACCIÓN DE LA BUROCRACIA EN EL AMBIENTE * La organización burocrática es una estructura social adaptatiiva * Dentro de la organización formal se desarrolla una estructura informal que genera actitudes espontáneas * La organización informal se hace indispensable y marcha paralela al propio sistema formal. * La burocracia debe analizarse desde el punto de vista estructural y funcional y no desde el de sistema cerrado y estable. * Las tensiones y dilemas de la organización se disiparán a traves de las restricciones ambientales * Selznick pretende demostrar que la burocracia genera una serie de consecuencias no previstas al emplear la técnica de control * Éste modelo puede explicarse así: o Exigencia de control por parte de la alta dirección o Se establece una delegación progresiva o Cada subunidad busca adaptar su política a la doctrina oficial. o Se refuerza la interiorización de los objetivos. o Las decisiones se toman con base a los criterios operacionales. o La interiorización de objetivos depende de la operacionalidad de éstos en la organización. GRADOS DE BUROCRATIZACIÓN * Después de una investigación Gouldner llegó a las siguientes conclusiones: * La supervisión cerrada deteriora las relaciones entre el supervisor y el subordinado y viola las normas informales del grupo * Las reglas burocráticas tienen varias funciones: o Representan un instrumento de supervisión cerrada o Apoya el respeto a la autoridad. o Legitiman el castigo y las anciones o Determinan un nivel de desempeño aceptable * Distingue las siguientes clases de comportamiento burocrático o LA burocracia formalista o La burocracia representativa o La burocracia punitiva * Señala que cualquier modelo burocrático conduce a consecuencias no previstas. o La exigencia de control conduce a la imposición de reglas burocráticas o Estas buscan determinar directrices impersonales o Esto permite que los trabajadores tengan una mayor visión de las relaciones de poder o Esas reglas incrementan el nivel de tensión interpersonal o La adopción de directrices impersonales conduce al conocimiento de los estándares mínimos aceptables. o La organización impone mayor rigor a la supervisión o Se reanuda el ciclo. LAS DIMENSIONES DE LA BUROCRACIA * May selecionó seis dimensiones o variables contínuas de la estructura organizacional o División del trabajo o Jerarquía de autoridad o Sistema de reglas y reglamentos o Formalización de las comunicaciones o Impersonalidad de las relaciones interpersonales. o Selección y promoción basadas en las competencia técnica. EVALUACIÓN CRÍTICA * Racionalismo excesivo de la burocracia. * Mecanicismo y limitaciones de la "teoría de la máquina" * Ética protestante * Conservadurismo de la burocracia: No toma en cuenta el crecimiento personal, No tiene un procedimiento jurídico apropiado, Desarrolla conformidad. * Enfoque de sistema cerrado: Busca la certeza y la previsión exacta. * Enfoque descriptivo y explicativa